；各部門自行辦理信件交在審核時明確辦結期限及辦結程度；然后由各部門自行處理并錄入辦理結果
；
當信件辦理完畢后由審核人員決定信件是否公開或不公開，并發(fā)布到網(wǎng)站前臺；供網(wǎng)友查看處理結果；
督查組人員可實進查看信件辦理情況；如發(fā)現(xiàn)信件超期或辦理結果不符要求時，可以短信通知或在線提交督查意見。
督查組人員可按辦理情況統(tǒng)計表發(fā)布信件辦理月通報，季通報，以提高各辦理部門辦理效率。
第三章 領導信箱受理系統(tǒng)設計
2.1書記信箱及各部門網(wǎng)頁前臺
說明：領導信箱的網(wǎng)頁設計以親和的暖色調(diào)設計，主要功能塊有書記簡歷，書記寄語。網(wǎng)頁方式的寫信模塊，來信辦理結果查看，信件查詢模塊和信件辦結統(tǒng)計情況；短信方式留言介紹
。領導信箱快報刊物及領導信箱答復情況通報等
。統(tǒng)計辦結情況。詳細欄目及維護方式見下節(jié)
。
各部門網(wǎng)站前臺按書記信箱欄目類似創(chuàng)建幾套不同色調(diào)的展示模板供各部門選擇，并用于接收網(wǎng)友提交信件及發(fā)布信件辦理結果；
2.2 領導信箱欄目規(guī)劃
一級欄目 | 二級欄目 | 說明 |
首頁 | | |
領導介紹（照片） | 寄語 | 維護方式：手工維護 |
簡歷 | 維護方式：手工維護 |
在線留言 | | 在線提交 |
來信選登 | | 標記 |
公示公告 | | 維護方式：手工維護 |
典型信件 | | 有代表性的信件 （維護方式：手工挑選） |
辦件查詢 | 受理查詢 模糊查詢 | |
辦件統(tǒng)計 | | 維護方式：系統(tǒng)自動，按月統(tǒng)計網(wǎng)上留言 、手機短信等辦理件數(shù)、辦結率 ，同比環(huán)比等情況 |
信訪人評價 | | 辦件結束后，發(fā)信人評價，可是選項的如滿意 、基本滿足 、不滿意；或以文字內(nèi)容方式評價 此欄目過濾有文字描述的信件 （維護方式：手工挑選） |
使用幫助 | |
|
第四章 領導信箱受理系統(tǒng)設計
3.2領導信箱受理系統(tǒng)
3.2.1 信件內(nèi)容
來信內(nèi)容如下分為來信者信息和信件信息詳細指標如下表格所示
來信者個人信息 |
姓名 | 性別 | 聯(lián)系電話 | 電子郵箱 |
聯(lián)系地址 | 郵編 | 個人隱私 | |
信件信息 |
標題 | 正文 | 附件1 | 附件2 |
反映類別 | 問題類別 | 受理編號 | 發(fā)信IP |
來信時間 | 受理狀態(tài) | 辦結反饋 | |
辦結評價 | | | |
以下是信件的發(fā)布狀態(tài)可進行設置，完全公開，只公開標題意思是標題顯示
，內(nèi)容不顯示
，發(fā)信人可見意思是只通過查詢碼能看到，不在欄目列表中顯示
。前臺不可見意思是指只有管理人員可見
，包括發(fā)信人都不可見。
前臺發(fā)布狀態(tài) |
完全公開 | 只公開標題 | 發(fā)信人可見 | 前臺不可見 |
以下是信件的處理狀態(tài)，有新信件
，辦理中，已辦結和已評價.
以下是信件處理流程標簽名，有普通信件，普通信件所有角色可見可操作
，也可轉(zhuǎn)成私密信件或加辦理信件或垃圾信息，私密信件僅書記角色用戶可見
，私密信件可轉(zhuǎn)成其他類型的信件
，加急辦理是將信件的優(yōu)先級別提升，暫緩辦理是信件保存到系統(tǒng)中
，也不結束辦理
，也不發(fā)布。
反映類別是信件所提交內(nèi)容是哪個所屬分類 。
反映類別 |
供熱采暖 | 供水排水 | 環(huán)境保護 | 住房問題 |
拆遷管理 | 城鎮(zhèn)建設 | 城鎮(zhèn)管理 | 市容衛(wèi)生 |
市場管理 | 人事編制 | 文化旅游 | 供電問題 |
安全隱患 | 金融證券 | 勞動就業(yè) | 社會保障 |
社會救助 | 科教文衛(wèi) | 財稅審計 | 社會治安 |
道路交通 | 民族宗教 | 農(nóng)村問題 | 林業(yè)畜牧 |
其它問題 | | | |
信件類型如下分類
3.2.2 用戶角色及功能
領導角色
領導角色為系統(tǒng)最高角色可以查看含私密信件和所有內(nèi)容 ，包括統(tǒng)計報表，包括期刊及在線批示等所有內(nèi)容
。
審核人員角色
審核人員可將普通信件審核設置成為私密信件，但設置成為私密信息后不再有查看私密信件后續(xù)處理情況的功能。
轉(zhuǎn)辦人員角色
轉(zhuǎn)辦人員可將沒有審核過濾信件的權限，只能看到由審核人員或書記將信息狀態(tài)設為轉(zhuǎn)辦標簽的信件
，可編輯打印閱辦單，并將辦理完畢的信息回復內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中
。
編輯期刊人員角色
編輯期刊人員只負責編輯刊物可查看除私密信息以外的所有的信件，來編輯期刊。整理領導批示內(nèi)容
。
信息維護人員
信息維護人員有編輯發(fā)布領導寄語，工作動態(tài)等一般圖片混排的欄目內(nèi)容。